Dokumentenmanagement leicht gemacht
Vor einigen Jahren glaubte niemand so richtig daran, dass Geschäftsdokumente in Papierform immer mehr an Bedeutung verlieren. Erinnern Sie sich noch an früher? Man saß gespannt im Büro vor einem Faxgerät und freute sich, wenn nach den klirrenden Klängen des Faxgerätes das Dokument dann auch an den Empfänger versendet wurde. Bekam man selbst ein Fax oder Brief, ging man anschließend zum Aktenordner, lochte und heftete alles sauber ab und der Rundrücken verschwand im Schrank. Heute sind diese Prozesse im Geschäftsalltag fast nicht mehr vertreten und in vielen Bereichen nahezu verschwunden. Geschäftsdokumente werden immer häufiger elektronisch zugestellt und versendet.
Doch wohin mit dem elektronischen Dokument?
Das Zauberwort heißt Dokumentenmanagementsystem – kurz gesagt DMS. In einem DMS können Sie nach den aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers Ihre Geschäftspapiere revisionssicher ablegen und archivieren. Das funktioniert nicht nur mit elektronischen Dokumenten sondern auch mit sämtlichen Geschäftsstücken in Papierform. Alle Dokumente werden mit einer definierten Verschlagwortung im DMS abgelegt, so dass sämtliche Anwender diese schnell und sicher suchen und finden können.
Und wie funktioniert das nun mit DELECO® ERP?
Es ist ganz einfach! Als Beispiel nehmen wir den Prozess von Eingangsrechnungen. Das Dokument in Papierform erhalten Sie wie bisher. Neu ist, dass das Dokument zentral im Unternehmen elektronisch erfasst und im DMS mit einer vorgegebenen Verschlagwortung abgelegt wird. Nachdem das Dokument den kundenspezifischen Freigabeprozess im Unternehmen durchlaufen hat, steht es im DELECO® ERP zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Der Vorteil: Alle relevanten Beleginformationen sowie das gescannte Dokument stehen elektronisch im DELECO® zur Verfügung. Zusätzlich werden Buchungsinformationen direkt mit an Ihre Buchhaltung durchgereicht, so dass bei der Übergabe – beispielsweise zu DATEV – der elektronische Beleg direkt verknüpft und aufgerufen werden kann.
Doch das ist nicht alles!
Alle Dokumente – inklusive den Fertigungspapieren der Produktion aus DELECO® – werden beim Ausdruck automatisch in einer vorgegebenen Archivstruktur ins DMS abgelegt und archiviert. Zusätzlich bietet DELECO® auch eine eigene Suche im DMS-Archiv. So kann der Anwender direkt im ERP darauf zugreifen.
Und was passiert mit meinen E-Mails?
Auch da haben wir für unsere Anwender eine einfach Lösung: Mit unserem speziellen Outlook-Addin können E-Mails ans DELECO® übergeben und mit Aktivitäten im ERP verknüpft werden. Dabei wird vorab geprüft, ob im DELECO® Kontakte mit der Absender- Mail-Adresse vorhanden sind. Ist dies der Fall, werden diese entsprechend in der Aktivität zugeordnet. Der Clou dabei ist, dass Anhänge einer E-Mail mit an die Aktivitäten im ERP übernommen und im Hintergrund automatisch im DMS gespeichert werden. Ihr Vorteil: Die Geschäftsdaten liegen nicht mehr in mehreren Postfächern unterschiedlichster Mitarbeiter, sondern werden zentral und revisionssicher im DMS hinterlegt und stehen jedem DELECO®-Anwender jederzeit zur Verfügung.
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